Comment fonctionnent les messages programmés ?

Vous aimeriez que vos locataires reçoivent automatiquement un message de bienvenue à l'approche de leur arrivée, ou un rappel après une réservation confirmée ? Avec les messages programmés, c'est possible ! Vous configurez vos messages une seule fois, et Roomlala les envoie pour vous au bon moment.

À quoi servent les messages programmés ?

Les messages programmés vous permettent de créer des modèles de messages qui seront envoyés automatiquement à vos locataires lorsqu'un événement se produit sur l'une de vos annonces. Vous choisissez le déclencheur, le moment d'envoi et le contenu du message — Roomlala s'occupe du reste.

Trois types d'événements peuvent déclencher un message :

Une réservation confirmée
L'arrivée du locataire
Le départ du locataire

Accéder aux messages programmés

Connectez-vous à votre compte Roomlala, puis rendez-vous dans votre Espace propriétaire. Dans le menu latéral, cliquez sur "Messages programmés". Vous accédez alors à la liste de tous vos modèles de messages.

Créer un message programmé

Sur la page des messages programmés, cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau message. Une fenêtre s'ouvre avec un formulaire à remplir.

Choisir l'annonce et le déclencheur

Commencez par sélectionner l'annonce concernée, puis choisissez l'événement déclencheur parmi les trois options proposées :

Réservation confirmée
Arrivée
Départ

Définir le moment d'envoi

Le paramétrage du moment d'envoi dépend du déclencheur choisi.

Si vous choisissez "Réservation confirmée", vous indiquez un délai d'envoi après la confirmation : immédiatement, 1 heure, 3 heures, 6 heures ou 24 heures après.

Si vous choisissez "Arrivée" ou "Départ", vous pouvez préciser :

Le jour même de l'arrivée ou du départ
Un certain nombre de jours avant (de 1 à 30 jours)
Un certain nombre de jours après (de 1 à 30 jours)

Pour les messages liés à l'arrivée ou au départ, vous choisissez également l'heure d'envoi souhaitée (de 00:00 à 23:00). Par défaut, l'heure est réglée sur 10:00.

Rédiger le contenu du message

Rédigez votre message dans le champ prévu à cet effet. Pour personnaliser automatiquement chaque message, vous pouvez utiliser des variables qui seront remplacées par les vraies informations au moment de l'envoi :

@T_FNAME@ — le prénom du locataire
@L_FNAME@ — votre prénom (propriétaire)
@DATE_ARRIVAL@ — la date d'arrivée
@DATE_DEPARTURE@ — la date de départ
@AD_TITLE@ — le titre de l'annonce

Par exemple, vous pourriez écrire : "Bonjour @T_FNAME@, bienvenue dans le logement @AD_TITLE@ ! N'hésitez pas à me contacter si vous avez la moindre question. À bientôt, @L_FNAME@."

Une fois votre message rédigé, cliquez sur "Enregistrer". Votre modèle est maintenant actif et les messages seront envoyés automatiquement.

Gérer vos messages programmés

Tous vos modèles apparaissent sous forme de cartes sur la page des messages programmés. Chaque carte affiche le titre de l'annonce associée, le moment d'envoi et un aperçu du contenu du message.

Vous pouvez à tout moment :

Activer ou désactiver un modèle grâce au bouton interrupteur en haut à droite de chaque carte. Un modèle désactivé reste enregistré mais n'enverra plus de messages.
Modifier un modèle en cliquant sur le bouton "Modifier".
Supprimer un modèle en cliquant sur le bouton "Supprimer". Une confirmation vous sera demandée avant la suppression définitive.

Bon à savoir

Vous pouvez créer plusieurs modèles pour la même annonce, avec des déclencheurs différents. Par exemple, un message de bienvenue à la confirmation de la réservation et un rappel la veille de l'arrivée.
Un même message ne sera jamais envoyé deux fois au même locataire pour la même réservation, même si le programme s'exécute plusieurs fois.
Le locataire reçoit le message dans sa messagerie Roomlala et peut également être notifié par e-mail, comme pour tout message classique.
Pensez à vérifier régulièrement vos modèles, surtout si vous modifiez vos annonces ou vos conditions d'accueil.